販促品とコンプライアンスの問題

人気キャラクターを使いたい、一度利用して好評だったキャラクターを再度使いたいと思うのは自然なことです。その際に、気をつけなければならないのが、著作権や利用許諾についてです。依頼して創作してもらったオリジナルのキャラクターに関しては、著作権譲渡契約を結べば著作権を譲渡してもらうことが可能ですが、既存のオリジナルキャラクターは、創作をした著作者に著作権があります。

著作物の利用許諾契約とは

利用許諾契約は、すでに創作されているキャラクターについて、利用許諾の範囲を特定し、著作権者以外のデザイナーなどが、キャラクターを利用することを契約書で明確にすることです。独占的に使用する場合はその契約も必要ですし、販促が終了した後の使用物の処理についても決める必要があります。利用許諾契約書には、使用期間を定めるか自動更新するかなど、終了期限について間違いがないように記載します。利用許諾契約書に期限を定めた場合、まったく同じデザインでも期限を超えて利用することはできません。

著作物の利用は細かく契約書に記載する

著作権を譲渡されていない利用許諾契約での利用については、キャラクターを特定できる絵柄全てを別紙で添付するなどし、種類、個数、配布期間を明記します。サイズ、色調の変更や書き加え、削除などの改変が考えられる場合は、著作者人格権についても契約書を交わしておく必要があります。販促品に使えるのは、利用許諾契約の範囲内です。また、使用期限についても範囲を越えての利用は、その度ごとに再度の契約が必要です。

個人情報の取り扱い

個人情報の流出は、最もあってはならない問題で、多額の賠償金が必要なだけでなく、長年に亘って築き上げた企業の信用を損ねる重大な事案です。個人情報の管理は、コンプライアンス違反にならないよう細心の注意を払うことが必要です。

コンプライアンスを遵守する

コンプライアンスとは、法律で定められたものだけでなく、社内や取引先との間で取り決めた規則も含みます。顧客企業だけでなく、既存のキャラクターを使う場合、その著作権者などとも、個人情報の取り扱いについて細かく決めておく必要があります。取り決めについては、口約束ではなく、契約書の中にすべて記載しておくと良いでしょう。

個人情報が流出してしまうのはこんなとき

個人情報は、犯罪に巻き込まれたり、不正アクセスを受けたりして流出することもありますが、原因の多くは不注意によるうっかりミスです。情報に関わる個人の不注意から個人情報が漏れるようなことのないように気をつけましょう。

例えば、仕事途中のデータをUSBメモリなどに入れて持ち帰ったり、個人情報を含む仕事の話を、エレベーターや喫茶店などの公共の場でしてしまったり、電車のホームや電車の中でパソコンやタブレットを使ったりする行動は、個人情報流出の一歩手前の事案と言えるでしょう。
メールの誤送信やメールに誤って違うファイルを添付して送信したり、置き忘れや盗難によるパソコンやタブレットの紛失などは大きな問題になります。特に、USBメモリのような小さなものは紛失しやすく注意が必要です。外出先や乗り物の中に書類を置き忘るというようなうっかりミスや、個人情報が含まれた書類の廃棄方法が不十分であるようなこともあってはなりません。これらは、重大な個人情報流出につながりやすく特に注意が必要です。

販促品を製造する際には、一度に大量に発注することが多いのですが、一回の販促ですべてを使い切ってしまうとは限りません。配布する時期が長期間に及んだり、配布場所が複数箇所になる可能性も考えておかなければなりません。支社ごとに管理していることもありますし、時期や場所によって担当者が変わる場合もありますので、その度に混乱しないように、必要に応じてすばやく対応できる在庫管理体制が必要です。

販促品の在庫

在庫を持っておくことのメリットは、必要な時すぐに活用できる点にあります。しかし、これは過剰在庫を生みやすいという側面があり、コスト増につながりますので注意しましょう。常に管理し、適切な数の在庫にすることが大切です。

社内での管理は、個々の部署や支社でするよりも、発注して受け取った数、販促に使用した数、在庫数を常に把握できるように一元化して記録するやり方が分かりやすいです。オンラインで情報を共有できるシステムづくりも有効です。

足りなくなった！ということが起きないために

利用するデザインなどのデータも、複数人がわかるように管理しておきましょう。必要であれば担当者以外でも、発注、配送を行えるようにし、販促品が足りなくなって営業機会の損失になるということが起こらないような注意が必要です。発注から納品までの期間が短いものを選ぶと管理もしやすくなります。

誰でもわかるストック方法を

在庫数は、担当者以外が見てもおおよその数量がわかり、すぐに取り出せるようにします。数えなくても数がわかるような見える化をすると良いでしょう。例えば、1ケースに何個入れる、満たないものは別のケースに入れるなど、誰もが理解しやすいルールを用いると間違いが起こりにくくなります。

販促品の展開には、著作権者との利用許諾契約を結ぶなどの法的な手続きはもちろん、コンプライアンスに沿った厳重かつ適切な個人情報の取り扱いも重要です。また、在庫を抱えすぎないようにすることや、営業機会を逃さないための誰が見てもわかりやすい適切な在庫管理が必要です。慎重さとスピード感を持って販促を行うことで、より高い収益を上げることができます。